1. SOBRE EL ACERVO DE LA SADIL
El acervo de la Sección de Archivo del Instituto de Letras (SADIL), recogiendo la experiencia y el trabajo realizado desde 1999 en el Programa de Documentación en Literaturas Uruguaya y Latinoamericana (PRODLUL, FHCE, UDELAR), y en base a recientes incorporaciones, se compone de:
a) Colecciones y Misceláneas Documentales, en las que se encuentran diversos archivos individuales o institucionales, así como las misceláneas de programas de actividades culturales, grabaciones, filmes y otros materiales.
b) Biblioteca de Referencias. Contiene libros, folletos y fotocopias de unos y otros, en los que se encuentran repertorios bibliográficos y de fuentes documentales.
c) Base de Datos. Contiene repertorios bibliográficos diversos, informatizados, sobre autores, temas y problemas literarios y culturales.
d) Colecciones Bibliográficas y Hemerográficas. Contiene diversas piezas, en general primeras ediciones autógrafas, la mayoría distribuidas en las Colecciones y Misceláneas particulares, así como publicaciones periódicas de diversos períodos.
e) Materiales emanados del trabajo de la SADIL y de los investigadores, nacionales y extranjeros, que han radicado sus trabajos en ese servicio o que han utilizado sus fuentes.
f) Biblioteca de la profesora Luce Fabbri-Cressatti. Acervo de notable valor, que contiene varios miles de volúmenes, entre libros, folletos y periódicos, en especial de temas políticos culturales, en particular de literatura italiana.
2. REGISTRO E INSCRIPCIÓN COMO INVESTIGADOR
Serán considerados investigadores, a los efectos de la consulta de los diversos materiales reunidos en la SADIL:
a) Todos los docentes e investigadores de la Universidad de la República.
b) Todos los docentes e investigadores de cualquier institución universitaria o de nivel terciario, sean estas nacionales o extranjeras, siempre que acrediten su condición de tales.
c) Todos los egresados universitarios, tanto de instituciones nacionales como extranjeras, que acrediten su condición de tales.
d) Todos los investigadores que desempeñen funciones en Bibliotecas, Museos y Archivos públicos del país y del extranjero, siempre que documenten su condición de tales.
e) Todos los estudiantes universitarios que, con la debida acreditación, necesiten del asesoramiento o los servicios de la SADIL para la realización de un trabajo de pasaje de curso, monografía, tesis o cualquier otra tarea de investigación.
f) Todo aquel que, aun sin pertenecer a una institución universitaria u oficial según el modelo descrito en el ítem (d), pruebe debidamente ante la dirección del servicio su competencia técnica y profesional.
Cada investigador poseerá una ficha individual, en la que se almacenará la siguiente información:
1) Datos personales: nombre completo; fecha de nacimiento; domicilio personal o laboral; teléfono y correo electrónico.
2) Institución a la que pertenece, especificando Instituto, Área, Departamento o Centro.
3) Cada una de las consultas realizadas de los materiales de la SADIL, con la mayor precisión posible, indicando debidamente la fecha en que se efectuó.
Será obligación de los funcionarios del servicio el ingreso a la ficha del investigador de cada una de las solicitudes de materiales y la Colección o Miscelánea documental a la que pertenece. Las consultas del material bibliográfico y hemerográfico quedan exentos de este requisito.
3. SOBRE LAS CONSULTAS DE LAS COLECCIONES DOCUMENTALES
Todos los materiales conservados en el SADIL podrán ser consultados de acuerdo a lo establecido en los capítulos 1 y 2 de este Reglamento.
En cualquier caso, toda revisión del material deberá hacerse efectiva en el local de la SADIL y, bajo ninguna circunstancia podrá retirarse el mencionado material, incluyendo las piezas que componen el acervo bibliográfico y hemerográfico.
Para poder efectuar cualquier consulta deberá estar a cargo de los materiales un funcionario de la SADIL, quien deberá registrarla en el Libro de Anotaciones Electrónico en el computador destinado a esta función.
4. SOBRE LAS REFERENCIAS Y MENCIONES DE LOS SERVICIOS Y LAS COLECCIONES DOCUMENTALES.
El investigador que haga usufructo de informaciones, documentos, así como del asesoramiento técnico que eventualmente pueda brindarle el personal del servicio, se comprometerá a incluir en su futuro trabajo la siguiente referencia:
“Para la elaboración de este trabajo se ha recibido información procesada y almacenada en la Sección de Archivo del Instituto de Letras (SADIL), Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación, Universidad de la República”.
Con el mismo criterio y bajo idénticos procedimientos administrativos, todo documento escrito esté disponible para su publicación, ya sea que se lo reproduzca en forma total o parcial, deberá llevar preferentemente en nota destacada, la siguiente referencia:
“Original en poder de la Sección de Archivo del Instituto de Letras (SADIL), Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación, Universidad de la República (Uruguay)”.
En el caso de una foto, ilustración o programa original que pueda reproducirse por cualquier medio, deberá constar la referencia siguiente:
“Original en la SADIL, FHCE, Universidad de la República”
Cuando se publique su trabajo en el que se encuentre documentación cuyos originales se custodien en el acervo de la SADIL, el investigador deberá entregar a esta Sección al menos un ejemplar del impreso o del soporte que fuere. El mismo será depositado en el archivo de la SADIL. De ser posible, el investigador proporcionará un segundo ejemplar que, en tal caso, será entregado a la Biblioteca General de la Facultad.
Se le dará vista a cada investigador del presente Reglamento. La verificación del incumplimiento de cualquiera de estos requisitos significará la suspensión de los derechos de uso de los materiales conservados en el SADIL, que deberá ser comunicada por nota al involucrado y al Decano y, por su intermedio, al Consejo de la Facultad.
5. PRIORIDADES RESPECTO DE LOS MATERIALES INÉDITOS
La Dirección de la SADIL evaluará los materiales inéditos bajo su custodia, reservándose el derecho de uso de los mismos para su publicación, privilegiando los proyectos de investigación en curso radicados en el Instituto de Letras.
A estos efectos, los integrantes del Instituto deberán notificar por escrito al Director de la SADIL acerca de los proyectos en los que están trabajando, dentro de los cuales se especificará la documentación inédita sobre la que se solicita prioridad para su utilización pública.
6. ACERCA DE LA REPRODUCCIÓN Y LAS PUBLICACIONES DE LOS MATERIALES INÉDITOS
a) Las Colecciones Documentales podrán publicarse en forma total o parcial, siempre que se cumplan las condiciones descritas en los capítulos precedentes.
b) Toda publicación de un material, édito o inédito (en libro, folleto o en soporte electrónico o fílmico) estará sujeta a las normas establecidas por la Ley del Libro y la Ley de Derechos de Autor, sea esta emprendida por una institución o persona pública o privada. Si los herederos del autor tuvieran derechos sobre la propiedad intelectual deberá consultárselos, además, para solicitar su autorización.
c) Se autoriza la inclusión de uno o más textos en un trabajo de pasaje de curso, monografía o tesis de estudiante. Este deberá comprometerse a entregar al SADIL un ejemplar del mismo a efectos de ser registrado, luego de ser evaluado por el tribunal competente de la institución académica para la que se preparó. Quien o quienes aspiren a publicar esos materiales, una vez que se cumpla lo dispuesto en el inciso (a) de este capítulo, deberán hacer mención a la existencia de un trabajo investigativo previo, señalando todos los datos correspondientes (título, autor/es, número de páginas en que se encuentran los materiales, etcétera), cuya existencia será controlada previamente en los registros de la SADIL, que entregará a los interesados toda la información detallada.
d) La SADIL priorizará el intercambio de información y de documentación con instituciones similares del país y del extranjero, básicamente universitarias, sobre todo en los casos en que exista contraparte. Se tenderá, en consecuencia, a la realización de ediciones conjuntas en las que, por ejemplo, puedan completarse series documentales incompletas en el acervo de la SADIL.
e) Los materiales de la SADIL sólo podrán ser fotocopiados cuando se trate de investigaciones radicadas en el ámbito del Instituto de Letras y sólo cuando se comprueben las debidas garantías de la inminente edición de estos materiales. Otras formas de copia que no afecten la integridad del documento (en papel o en cualquier otro soporte), serán autorizadas siempre que se cumpla con las disposiciones antes señaladas.
